Bí quyết hiểu rõ về các giai đoạn chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Khám phá bí mật của sự chuyển đổi số doanh nghiệp: Một cuộc phiêu lưu đầy thách thức nhưng đầy tiềm năng. Điều này đòi hỏi sự nhạy bén và kiên nhẫn, với nhận thức rõ ràng về quá trình di chuyển từ quy trình cũ đến mới.

1. Hiểu đúng về chuyển đổi số

Chuyển đổi số không chỉ là sự thay đổi, mà còn là một cuộc cách mạng, mở ra cơ hội mới trên không gian số, nơi mà mọi thứ kết nối và tương tác.

Để hiểu rõ hơn về ý nghĩa này, hãy đọc bài viết: Chuyển đổi số là gì? Các hiểu biết quan trọng về chủ đề này

2. Hành trình quan trọng trong chuyển đổi số của doanh nghiệp

Chặng đường chuyển đổi số của doanh nghiệp sẽ trải qua 3 giai đoạn và 6 bước quan trọng.

Bí mật của ba giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp

Bước 1: Sự Hiện Đại Hóa Thông Tin – Digitalization

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu thành dạng kỹ thuật số. Các hành động cơ bản như quét tài liệu, chuyển thông tin từ giấy sang các file điện tử như excel, PDF và lưu trữ trong hệ thống máy tính của công ty sẽ được thực hiện.

Trong giai đoạn này, dữ liệu sẽ được quản lý tập trung và có tổ chức.

Bước 2: Sự Hiện Đại Hóa Quy Trình – Digitalization

Giai đoạn này là quá trình áp dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình hiện tại. Những hoạt động trong giai đoạn này giúp giảm chi phí vận hành và tăng cường hiệu suất kinh doanh cho doanh nghiệp. Dữ liệu điện tử từ giai đoạn 1 được sử dụng để phân tích và đưa ra cải tiến cho quy trình hoạt động hiện tại. Đồng thời, doanh nghiệp còn áp dụng các công nghệ khác để nâng cao chất lượng.

Ví dụ: Một biểu hiện đơn giản của quá trình này là sử dụng hợp đồng và chữ ký điện tử, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình ký kết.

Bước 3: Sự Hiện Đại Hóa Toàn Diện

Chỉ khi bước vào giai đoạn 3, chuyển đổi số thực sự diễn ra toàn diện.

Để thực hiện những thay đổi đột phá, chuyển đổi số ảnh hưởng toàn diện đến lĩnh vực kinh doanh, công nghệ và con người. Chiến lược chuyển đổi số hiệu quả bắt đầu từ sự đồng thuận về chiến lược kinh doanh. Doanh nghiệp nhìn nhận công nghệ như một công cụ hỗ trợ quan trọng để thực hiện chiến lược kinh doanh và tác động đến văn hóa tổ chức. Mục tiêu là xây dựng một tổ chức đồng thuận và có sự hiểu biết chung về chuyển đổi số.

6 bước quan trọng trong chuyển đổi số của doanh nghiệp

6 bước thực hiện chuyển đổi số dựa trên 3 giai đoạn chuyển đổi số. Cụ thể như sau:

Bước 1: Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho chuyển đổi số

Việc xác định mục tiêu chuyển đổi số thường đi kèm với việc đánh giá khả năng của doanh nghiệp trên nhiều mặt:

• Nhân sự – khả năng và sự thích ứng
• Tài chính
• Công nghệ đang sử dụng
• Văn hóa tổ chức

Lúc này, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi quan trọng: Mức độ thích ứng hiện tại của doanh nghiệp và những thay đổi dự kiến là gì? Những điều cần thay đổi để thúc đẩy quá trình số hóa diễn ra mạnh mẽ và hiệu quả hơn là gì?

Bước 2: Đề ra kế hoạch và lập lộ trình triển khai chuyển đổi số

Ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ đề xuất kế hoạch phát triển chi tiết, bao gồm cả việc áp dụng công nghệ và thay đổi mô hình vận hành, đồng thời tạo định hình tư duy cho đội ngũ liên quan…

Từng bước nhỏ là nền tảng để triển khai những quy trình chiến lược.

Bước 3: Số hóa tài liệu và quy trình

Đây là sự thay đổi cơ bản và quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Việc số hóa quy trình trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết trong thời kỳ giãn cách xã hội do đại dịch Covid. Nhân viên có thể làm việc từ xa, nhưng vẫn giữ được hiệu suất, trong khi doanh nghiệp có biện pháp quản lý nhân sự linh hoạt.

Nếu triển khai thành công, việc số hóa tài liệu và quy trình sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp: tiết kiệm thời gian, tiết kiệm nhân lực và giảm chi phí.

Bước 4: Tăng cường Khả năng Nội bộ

Những công nghệ mới đòi hỏi những người có trình độ để triển khai và quản lý chúng. Việc tăng cường khả năng nội bộ trở nên cực kỳ quan trọng thông qua các buổi đào tạo và hội thảo. Nhân sự cần phát triển khả năng để hiểu rõ và quản lý công nghệ.

Nhân sự không chỉ là động lực để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp mà còn có thể trở thành rủi ro nếu không đuổi kịp với tiến triển chung.

Bước 5: Xây dựng Hạ tầng Công nghệ Số

Doanh nghiệp nên bắt đầu thay thế các phần mềm và ứng dụng cũ bằng những lựa chọn hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc chọn lựa phần mềm không luôn đơn giản. Doanh nghiệp cần tập trung vào những phần mềm cần thiết và phù hợp nhất với nhu cầu hiện tại, đồng thời đặt câu hỏi về khả năng tích hợp và mở rộng tính năng trong tương lai.

Bước 6: Tiếp tục Tối ưu hóa và Cải thiện

Chuyển đổi số không chỉ là một mục tiêu cuối cùng mà là một quá trình liên tục. Sau mỗi thay đổi, người quản lý cần dành thời gian đánh giá hiệu quả ở mọi cấp độ, để rút ra bài học và tạo nền tảng cho sự phát triển tiếp theo.

Dưới đây, mytourblogs.com đã giới thiệu về các giai đoạn quan trọng trong chuyển đổi số của doanh nghiệp. Hãy theo dõi mytourblogs.com để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!

Bài viết liên quan:

• Tầm quan trọng và vai trò của quá trình chuyển đổi số
• Những ví dụ tiêu biểu về thành công trong chuyển đổi số